Atividades do Pré-Evento / Evento / Pós-Evento

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Atividades do Pré-Evento / Evento / Pós-Evento

Check-List para a organização de todas as fases de um evento. É importante atentar para o momento certo de tomar as decisões para que tudo ocorra conforme o desejado.



Conteúdo

[editar] PRÉ-EVENTO

[editar] REGIÃO DO EVENTO

  • Nível de interesse técnico, científico, político e social da região
  • Potencial da região para o sucesso do evento
  • Reputação da região
  • Apoio de autoridades
  • Preço relativo (comparado às outras regiões candidatas)
  • Infra-estrutura local
  • Capacidade hoteleira
  • Meios de transporte
  • Restaurantes
  • Comunicações
  • Segurança
  • Atrações turísticas

[editar] LISTAGEM DOS PARTICIPANTES:

  • Convites impressos
  • Número de acompanhantes por convidado
  • Questionário de participação
  • Telemarketing de confirmação
  • Convite a diretores e chefes
  • Ofícios e circulares
  • Programação do evento
  • Confirmação de conferencistas
  • Definição de equipamentos necessários

Santa Maria Sul DF

[editar] Dress Code=

  • Identificar o estilo de roupa adequado ao evento

[editar] CONVIDADOS E ACOMPANHANTES

  • Aviso sobre horários e locais
  • Envio de programação

lucas severo Brasilia DF

[editar] CONTRATO COM FORNECEDORES

  • Existência de um contrato-padrão da empresa

[editar] DO TRANSPORTE

  • Definição do meio de transporte, de acordo com o número de participantes.

[editar] DOS EQUIPAMENTOS

  • Contratação de equipamentos, como som, retroprojetor, tela, microfone, filmes, telão, gravadores, púlpito, bandeiras, computadores entre outros, de acordo com a necessidade do evento

[editar] MATERIAL AOS PARTICIPANTES

  • crachás de identificação, diplomas, mapas, pastas, brindes, etc.

[editar] COORDENADORES DA EMPRESA

  • Preparação e orientação para receber os convidados e os acompanhantes

[editar] PROGRAMAÇÃO VISUAL

  • Preparação de mensagem de boas-vindas, filmes, vídeos, faixas, banners, programa, etc.

[editar] DIVULGAÇÃO

  • Maneira como será feita a divulgação do evento (tipos de mídia, freqüência, etc.)
  • Peças publicitárias específicas

[editar] IMPRENSA

  • Distribuição e disponibilização de material de assessoria de imprensa (press-releases, fotos e folhetos)
  • Convite a jornalistas, especialistas, celebridades, etc.

[editar] RECURSOS HUMANOS

  • Cerimônia inicial
  • Coquetel de boas-vindas

[editar] MESTRE DE CERIMÔNIA

  • Mestre de cerimônia
  • Definição de programação e sistema de integração dos convidados e seus acompanhantes

[editar] TRADUÇÃO SIMULTÂNEA

  • Contratação de tradutores

[editar] RECEPCIONISTAS

  • Contratação de pessoal uniformizado com as cores da empresa para informar, conduzir, secretariar, anotar presença, colocar crachás, etc.

[editar] OPERADORES

Contratação de serviços de:

  • Vídeo, som, luz
  • Fotografia
  • Segurança
  • Digitação

[editar] LOCAL DO EVENTO

  • Reserva
  • Vistoria
  • Cartão de boas-vindas e de citação
  • Serviço de informações
  • Meios de comunicação
  • Entrega de credenciais
  • Comitê de recepção
  • Ensaio
  • Exposição paralela
  • Seguro
  • Assistência médica
  • Estacionamento com manobrista

[editar] EVENTO

[editar] CAFÉ DA MANHÃ / ALMOÇO / COQUETEL / JANTAR

  • Dimensionamento de espaço e alimentação
  • Definição e quantificação de bebidas
  • Inclusão ou não de bebidas alcoólicas
  • Telefone
  • Púlpito
  • Microfone
  • Decoração adequada
  • Iluminação
  • Ar-condicionado
  • Definição da música: ambiente, DJ ou ao vivo
  • Formato do salão/auditório
  • Sala VIP
  • Estacionamento com manobrista
  • Plano de assentos
  • Ponto de luz e tomadas
  • Mesas
  • Mesa principal
  • Mesa para diretoria
  • Palco

[editar] CERIMONIAL

  • Mesa para o receptivo
  • Lista dos confirmados
  • Reserva de mesas
  • Mesa para a imprensa
  • Lugares especiais
  • Mesa principal (dimensionar)
  • Ordem do dia

[editar] PÓS-EVENTO

  • Notas fiscais
  • Impostos
  • Prestação de contas
  • Relatório final
  • Ofícios de agradecimento
  • Material para a imprensa
  • Edição de vídeo
  • Álbum de fotos
  • Anais do evento

[editar] VEJA TAMBÉM

Veja algumas dicas para organizar um evento público, indo desde a operacionalização do evento e redução de custos até as informações estruturais, como a montagem do local e a contratação de serviços.
  • Atividades do Pré-Evento / Evento / Pós-Evento
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Fonte: site www.casadoseventos.com.br

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